QUẢN LÝ DÒNG TIỀN CHO SỰ SINH TỒN CỦA DOANH NGHIỆP.

Chủ động cho dòng tiền của doanh nghiệp là một phần quan trọng mà mọi nhà điều hành phải nắm vững để có được thành công tài chính lâu dài. Quản lý dòng tiền có thể là một trong những thách thức lớn nhất mà các chủ doanh nghiệp phải đối mặt.

Một nghiên cứu gần đây từ Intuit cho thấy 61% doanh nghiệp nhỏ trên toàn thế giới phải “vật lộn” với dòng tiền. Gần 1/3 những nhà điều hành được khảo sát không thể trả tiền cho nhà cung cấp, các khoản vay đang chờ xử lý, hoặc trả tiền cho nhân viên của họ do có vấn đề với dòng tiền.

Quản Lý Dòng Tiền Cho Sự Sinh Tồn Của Doanh Nghiệp.
Quản Lý Dòng Tiền Cho Sự Sinh Tồn Của Doanh Nghiệp.

Để thoát khỏi các vấn đề này và ổn định dòng tiền, có nhiều chiến thuật bạn có thể kết hợp vào mô hình kinh doanh của mình. Bước đầu tiên là xác định dòng tiền mà doanh nghiệp của bạn cần.

Jay Singer, phó chủ tịch cấp cao về doanh nghiệp nhỏ tại Mastercard, cho biết điều này được thực hiện bằng cách phân tích tình trạng hiện tại doanh nghiệp của bạn.

"Điều quan trọng là phải hiểu bạn đã sử dụng bao nhiêu tiền và dự định sử dụng bao nhiêu, cũng như thời gian cần thiết để sử dụng chúng", Singer nói với Business News Daily. "Mặc dù nhu cầu của mỗi doanh nghiệp là khác nhau, nhưng sẽ là khôn ngoan nếu bạn có đủ tiền mặt trang trải trong tối đa 6 tháng cho các hoạt động bình thường trong doanh nghiệp của bạn."

Một yếu tố quan trọng của mô hình kinh doanh có thể giúp phân tích dòng tiền là có các chuẩn mực kế toán phù hợp. Trong khi các doanh nghiệp có thể vay tiền mặt hoặc tích lũy, Rohit Arora, CEO của Biz2Credit , khuyên mọi doanh nghiệp nên tận dụng lợi thế của cả hai.

Dưới đây là một số lời khuyên của các chuyên gia về cách quản lý dòng tiền của bạn.


1. Xem Xét Vay Tiền Trước Khi Bạn Cần. 

Thời điểm tốt nhất để giải quyết vấn đề về dòng tiền là trước khi nó xảy ra vấn đề. Nếu doanh nghiệp của bạn đang hoạt động trơn tru hoặc đang trong giai đoạn bắt đầu sản xuất, đây là thời gian bạn dự tính về số tiền sử dụng trong tương lai, để xem xét việc vay tiền. Bằng cách đăng ký vay một dòng tín dụng kinh doanh khi doanh nghiệp của bạn đang hoạt động tốt, bạn có thể tránh được rủi ro bị từ chối sau này. Điều này cũng sẽ cung cấp cho bạn các nguồn lực hỗ trợ cần thiết, nếu bạn gặp phải những khó khăn ngày càng tăng liên quan đến việc kinh doanh. Arora cho biết, một dòng tín dụng kinh doanh có thể là cứu cánh cho các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là những doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi tính thời vụ.

"Bất cứ số tiền nào bạn nghĩ bạn sẽ cần trong tương lai, hãy yêu cầu vay gấp đôi; bạn có thể không nhận được như kỳ vọng, nhưng tốt hơn là nên có dự trữ để rút ra khi gặp khó khăn", ông nói. "Nếu bạn có thể nhận được một khoản vay doanh nghiệp nhỏ ở mức lãi 10% hoặc ít hơn, chi phí vốn của bạn sẽ thấp hơn rất nhiều so với việc bạn mua hàng trên thẻ tín dụng có lãi suất trên 19%."


2. Đánh Giá Lại Hoạt Động Kinh Doanh Của Bạn. 

Liên tục xem xét cấu trúc chi phí của bạn để tìm ra những “khoảng trống” hiệu quả có thể được sửa đổi để tăng tiết kiệm. Arora đề nghị xác định các hoạt động có thể được đáp ứng bởi các nhà cung cấp dịch vụ tự do hoặc bên thứ ba. Điều này sẽ cho phép doanh nghiệp vẫn hoạt động tốt mà không cần tốn chi phí lương thưởng, đãi ngộ. Ông cũng gợi ý rằng các doanh nghiệp có thể triển khai một phần lực lượng nhân sự bằng nhân viên bán thời gian (nếu điều đó tốt cho doanh nghiệp).

Ngoài việc thuê ngoài, Alex Shvarts, CTO của FundKite, khuyến nghị các lĩnh vực hoạt động khác cần được theo dõi, đánh giá và cải thiện thường xuyên.

"Một số lĩnh vực hoạt động kinh doanh có thể được đánh giá lại và cập nhật cho hiệu quả," ông nói. "[Chúng bao gồm] chi phí vận chuyển, chi phí người trung gian, chi phí làm thêm giờ, tiếp thị, hóa đơn quá hạn, thanh toán thiết bị thuê, dự trữ nguyên liệu khi giá thấp..". Khi nền kinh tế thay đổi, chiến lược kinh doanh của bạn cũng sẽ như vậy. Điều quan trọng là luôn tìm cách cải thiện hoạt động của bạn và đầu tư vào các giải pháp thông minh hơn.


3. Tái Cấu Trúc Các Khoản Thanh Toán Và Nợ Phải Thu. 

Cơ cấu lại các khoản thanh toán cho các nhà cung cấp của bạn để tạo thu nhập cân bằng hơn cho doanh nghiệp. Bằng cách cơ cấu lại các khoản thanh toán, bạn có thể biến các nhà cung cấp của mình thành người cho vay. Nếu bạn không thể cơ cấu lại ngày thanh toán, hãy xem xét cơ cấu lại chi phí thanh toán. Bạn có thể làm điều này bằng cách gặp gỡ các nhà cung cấp mới, những người có khả năng cung cấp hàng tồn kho và vật tư với chi phí tốt hơn. Arora nói rằng ngay cả khi bạn không thay thế các nhà cung cấp hiện tại của mình, bạn có thể sử dụng thông tin từ các nhà cung cấp đối thủ làm đòn bẩy để yêu cầu một mức giá tốt hơn.

Cấu trúc quy trình đòi nợ của bạn cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Điều quan trọng là bạn phải nhanh chóng thu thập các thông tin và thực hiện hành động theo dõi tích cực đối với các khoản quá hạn phải thu khi cần thiết. Thiết lập quy trình đòi nợ liên tục để nhắc nhở các tài khoản phải thu khi nào và những gì họ nợ bạn. Hóa đơn nợ phải thu nếu để quá lâu chính là chi phí lãi suất bạn phải trả cho các khoản vay của mình.


4. Theo Dõi Tiền Của Bạn Đang Đi Đâu - Nợ Và Tiết Kiệm. 

Vay nợ không phải lúc nào cũng là một điều xấu. Đôi khi, việc vay tiền có thể là một cứu cánh tạm thời cho đến khi doanh nghiệp của bạn đủ “sức khỏe” để tự hoạt động. Tuy nhiên, bất cứ khi nào bạn mắc nợ, bạn nên theo dõi và đánh giá cẩn thận mức độ dòng tiền của bạn.

Shvarts nói: "Mặc dù vay nợ có thể là chìa khóa để vượt qua thời kỳ khó khăn, một doanh nghiệp vẫn nên tính toán số nợ họ có thể đảm nhận để không bị vượt quá khả năng". "Khoản nợ sẽ được trả lại thông qua việc tăng trưởng của hoạt động đầu tư hoặc hóa đơn được thanh toán bởi khách hàng, nhưng cả hai đều yêu cầu về thời gian, lãi suất, ROI và hơn thế nữa."

Chiến lược vay tiền có thể là một lựa chọn khả thi, miễn là bạn có kế hoạch trả nợ. Bạn nên theo dõi các chi phí khác của mình và thay đổi khi cần thiết. Bạn có thể phải chuyển từ tư duy đầu tư dài hạn, như mong muốn mua thiết bị, sang tư duy sinh tồn ngắn hạn, chẳng hạn như thuê thiết bị.

Bên cạnh việc kiểm tra nợ và chi phí, bạn nên theo dõi khoản tiết kiệm của mình. Mặc dù cân bằng vốn tăng trưởng và vốn lưu động có thể khó khăn với tỷ suất lợi nhuận “mỏng”, Shvarts cho biết điều quan trọng là luôn duy trì 1 khoản tiền dự trữ trong trường hợp khẩn cấp. Nếu bạn không có tài khoản tiết kiệm kinh doanh, đã đến lúc đánh giá lại cấu trúc lợi nhuận của bạn.

"Dự trữ tiền mặt, không chỉ có tác dụng trong thời điểm khó khăn mà cả khi có cơ hội tăng trưởng hoặc cần linh hoạt tài chính", Shvarts nói. "Phát triển một doanh nghiệp làm giảm đáng kể dòng tiền, [vì] bạn phải đầu tư và chịu chi phí trước khi có doanh thu. Dù bằng mọi cách để phát triển, mở rộng, biến doanh nghiệp nhỏ của bạn thành một doanh nghiệp lớn, nhưng bạn vẫn phải tiết kiệm được một số tiền cho thị trường biến động khi bạn đang trong quá trình mở rộng. "


5. Tận Dụng Công Nghệ. 

Là chủ doanh nghiệp, bạn nên tận dụng các tiến bộ công nghệ và giải pháp hỗ trợ AI, như các ứng dụng và phần mềm mới. Chúng có thể dễ dàng để bạn quản lý các quy trình kinh doanh và tăng hiệu quả. Mặc dù công nghệ có thể giúp cho bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào của bạn, Shvarts đặc biệt khuyên bạn nên sử dụng nó để quản lý ngân sách và dòng tiền cho dự án.

"Khi bạn có thể thấy tất cả các khoản phải trả, khoản phải thu, và những rắc rối tài chính khác của doanh nghiệp, trong một bảng tính, bạn có thể lập ngân sách và dễ dàng dự đoán dòng tiền trong tương lai", Shvarts nói.


Công nghệ phù hợp và chiến lược kinh doanh đúng đắn có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho công ty của bạn. Chúng cho phép bạn dành ít thời gian hơn để lo lắng về dòng tiền và có nhiều thời gian hơn để điều hành doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn không cảm thấy tự tin khi giám sát dòng tiền của mình, bạn luôn có thể thuê 1 CPA (Cố vấn tài chính) hoặc nhân viên kế toán để làm việc đó cho bạn. 

"Quan điểm của việc điều hành một doanh nghiệp là đảm bảo doanh thu của bạn vượt qua chi phí và tạo ra lợi nhuận", Arora nói. "Quản lý dòng tiền là cực kỳ quan trọng để điều hành một doanh nghiệp có lợi nhuận lâu dài."

*************************************

Theo Skye Schooley – Business News Daily.