ĐẶT KỲ VỌNG CHO NHÂN VIÊN.

Đặt kỳ vọng cho nhân viên của bạn là một nỗ lực thiết yếu mà mọi chủ doanh nghiệp nên chú ý đến. Rõ ràng, kỳ vọng của nhân viên không chỉ có lợi cho nhân viên đó, mà còn cho cả doanh nghiệp của bạn.

Belinda Wee, Phó giáo sư – Tiến sĩ tại Trường Kinh doanh và Quản lý Đại học Husson cho biết, quản lý là phải giao tiếp, cả bằng lời nói và bằng văn bản, về mức độ thực hiện quá trình mà họ yêu cầu từ mỗi nhân viên để nhận được kết quả mong muốn.

"Đặt kỳ vọng cho nhân viên có thể loại bỏ hoặc giảm bớt sự nhầm lẫn và tăng cơ hội cho nhân viên thành công trong việc đạt được các mục tiêu đã đặt ra cho họ", Wee nói với Business News Daily. "Nhân viên đạt được mục tiêu của họ sẽ làm tăng cường mức độ thành công của toàn bộ tổ chức."

Đặt Kỳ Vọng Cho Nhân Viên.
Đặt Kỳ Vọng Cho Nhân Viên.

Mặc dù không một ai thích kiểu “quản lý vi mô” (micromanager), nhưng hầu hết các chuyên gia đều đánh giá cao việc cho nhân viên biết họ đang đi đúng hướng. Đặt kỳ vọng và truyền đạt trách nhiệm của nhân viên cho mỗi lần nhận việc có thể có ảnh hưởng lâu dài đến doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, một nghiên cứu gần đây của Gallup cho thấy gần một nửa số nhân viên ở Hoa Kỳ không biết những kỳ vọng nào dành cho họ ở nơi làm việc.

Các tác giả của nghiên cứu tin rằng khi nhân viên không hiểu rõ về những gì họ được yêu cầu, họ sẽ ít có sự “nỗ lực tham gia” vào công việc. Nghiên cứu trước đây cho thấy chỉ có 33% nhân viên Hoa Kỳ và 13% nhân viên trên toàn thế giới có sự “tham gia” vào công việc. Mặc dù có nhiều yếu tố tác động đến sự gắn kết trong công việc của nhân viên, nghiên cứu cho thấy rằng việc đặt kỳ vọng rõ ràng có thể là yếu tố nền tảng nhất.

"Mọi nhân viên đều muốn thành công trong công việc và điều này chỉ có thể đạt được nếu họ biết những gì họ được mong đợi từ tổ chức và nhóm của họ", Belinda Wee nói. "Các cuộc thảo luận thường xuyên giữa nhân viên và “giám sát viên” của họ nên được tiến hành, bao gồm xem xét các đóng góp về hiệu suất, các mục tiêu cần đặt ra cho năm tới và các cơ hội phát triển nghề nghiệp của họ."


Kỳ Vọng Cho Nhân Viên Là Gì? 

Sadie Banks, trợ lý tư vấn chung và tư vấn nhân sự tại Engage PEO, cho biết, ngoài việc đánh giá hiệu suất tiêu chuẩn, còn có nhiều yếu tố khác tại nơi làm việc trong việc đặt kỳ vọng.

"Kỳ vọng của ngành, hình ảnh công ty bên trong và bên ngoài, mối quan hệ khách hàng, khách hàng và nhà cung cấp, kiến thức về sản phẩm hoặc dịch vụ của nhân viên, chính sách và hiệu suất của công ty và thậm chí cả phương tiện truyền thông xã hội đều góp phần tạo nên kỳ vọng cho nhân viên", Banks nói.


Wee cho biết mọi nhân viên nên được mong đợi sẽ duy trì các hành vi sau tại nơi làm việc:

- Thể hiện một thái độ tích cực và tôn trọng.
- Làm việc với sự trung thực và liêm chính.
- Đại diện cho tổ chức một cách có trách nhiệm.
- Thực hiện công việc của họ theo một tiêu chuẩn hợp lý, chấp nhận được.
- Duy trì nỗ lực tham dự vào công việc và hoạt động của tổ chức.
- Ứng xử một cách chuyên nghiệp, ngay cả khi hết nhiệm vụ (giờ làm việc).
- Thực hiện theo các chính sách và quy trình khi xử lý các vấn đề hoặc mắc phải vấn đề.


Cũng giống như những kỳ vọng về hành vi của nhân viên, một số những hành vi nhất định mà người lao động có thể mong đợi từ chủ lao động của họ. Wee nói rằng những kỳ vọng sau đây không chỉ cần thiết cho nhân viên, mà còn được yêu cầu cho nhà quản lý và chủ doanh nghiệp:

- Đào tạo, hỗ trợ và lãnh đạo đúng đắn từ ban lãnh đạo.
- Thanh toán tiền lương kịp thời và chính xác.
- Môi trường làm việc an toàn và lành mạnh.
- Công bố đầy đủ và giải thích về trách nhiệm công việc, chính sách và quy trình của công ty.
- Phản hồi thường xuyên về hiệu suất của bản thân từ người giám sát hoặc người quản lý.


Ngoài ra, Banks khuyên rằng việc nhân viên mong đợi những điều sau là hợp lý:

- Truy cập vào các tài nguyên cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ công việc của họ một cách hiệu quả và đúng cách.
- Giao tiếp công bằng, nhất quán và áp dụng các chính sách (ví dụ: hiệu suất, kỷ luật, ứng xử) trong toàn đội ngũ hoặc bộ phận.
- Tưởng thưởng và công nhận thành tích công việc.

Mỗi công ty có thể đặt ra những kỳ vọng bổ sung cho nhân viên của họ và cung cấp nhiều yêu cầu hơn cho các nhân viên, nhưng đó là sự cho và nhận. Kỳ vọng cho nhân viên tồn tại với hai mặt.

"Nếu nhà tuyển dụng mong đợi sự trung thành từ nhân viên của họ nhưng không công nhận điều đó, nó có thể được coi là không công bằng và không chuyên nghiệp", ông Jun nói. "Xử lý các kỳ vọng của nhân viên có nghĩa là các nhân viên phải được đánh giá khách quan, hợp lý và công bằng."


Kỳ Vọng Cho Nhóm Là Gì? 

Hầu hết các nhân viên sẽ thấy mình làm việc trong một nhóm tại một số thời điểm trong sự nghiệp của họ. Các kỳ vọng của đội nhóm tương tự như các kỳ vọng cá nhân, ngoại trừ các kỳ vọng của nhóm là điều mà mọi thành viên trong nhóm phải chịu chung trách nhiệm trong khi vẫn phải chịu trách nhiệm cho kỳ vọng của bản thân.

Wee cho biết kỳ vọng của đội ngũ không giống như mục tiêu của đội ngũ đó. Các mục tiêu thường là các nhiệm vụ cần phải hoàn thành, trong khi các kỳ vọng của nhóm là các hành vi xảy ra trong quá trình nhóm hoàn thành các nhiệm vụ đó. Wee nói rằng kỳ vọng của nhóm là cần thiết để nhóm làm việc hiệu quả và gắn kết.


Cô liệt kê 10 kỳ vọng cho nhóm là điều mà mọi thành viên trong nhóm phải chịu trách nhiệm:

- Tôn trọng lẫn nhau, lịch sự và nhạy cảm với nhu cầu và mối quan tâm của mọi người.
- Chịu trách nhiệm cho công việc chung.
- Linh hoạt về công việc và nhiệm vụ được giao.
- Sẵn sàng giúp đỡ lẫn nhau thay vì thể hiện thái độ "đó không phải việc của tôi".
- Yêu cầu giúp đỡ khi cần thiết.
- Đề cao an toàn lao động.
- Cởi mở với phản hồi mang tính xây dựng mà không phải phòng thủ hoặc tiêu cực.
- Tự động viên và đáng tin cậy.
- Chia sẻ ý tưởng để cải thiện.
- Vui vẻ, tích cực và khích lệ các thành viên khác trong nhóm.


Kỳ Vọng Về Hiệu Suất Là Gì? 

Điều quan trọng là đặt kỳ vọng rõ ràng về hiệu suất cho mỗi người mới khi họ tham gia vào doanh nghiệp. Hãy cụ thể và rõ ràng về những kỳ vọng là gì và bạn sẽ đo lường chúng như thế nào. Banks cho biết, kỳ vọng về hiệu suất nên được đo lường bởi công ty và được truyền đạt bởi ban quản lý hoặc lãnh đạo.

"Mục đích chung của việc có những kỳ vọng về hiệu suất là hướng tới một mục tiêu cụ thể của công ty và tạo ra trách nhiệm tại nơi làm việc từ nhân viên này đến nhân viên khác", cô nói. "Đó là một phương pháp được áp dụng bởi công ty để đánh giá sự tiến bộ và kỳ vọng vị trí được thực hiện bởi từng nhân viên."

Mỗi nhân viên cũng cần hiểu tầm quan trọng đối với vai trò của họ và trách nhiệm của họ ảnh hưởng đến tổ chức và bộ phận của họ như thế nào. "Kỳ vọng về hiệu suất vượt xa mô tả công việc và bao gồm một loạt các kết quả mong đợi - ví dụ: tác động của công việc đối với tổ chức, kỳ vọng về mức độ dịch vụ được cung cấp cho khách hàng và đồng nghiệp, giá trị tổ chức được thể hiện bởi nhân viên v.v.. ", Wee nói. Vì vị trí của một nhân viên ảnh hưởng đến kỳ vọng hiệu suất của họ, nên Wee đã tạo ra bảng sau để minh họa các kỳ vọng về hiệu suất cho các cấp độ công việc khác nhau:

Cấp bậc của nhân viên --> Hiệu suất mong đợi

Quản lý cấp cao hoặc điều hành --> Tập trung vào các thể hiện của bộ phận

Quản lý hoặc vị trí giám sát --> Tập trung vào đơn vị và kết quả chức năng của nhóm làm việc

Vị trí chuyên môn hoặc kỹ thuật --> Tập trung vào các thể hiện liên quan đến dự án

Đóng góp cá nhân --> Tập trung vào các nhiệm vụ được giao và đóng góp cho đội nhóm làm việc

Thành viên chính của dự án hoặc người khởi xướng bộ phận --> Tập trung vào các dự án lớn / sáng kiến phòng ban cụ thể


Một số chuyên gia khuyên bạn nên sử dụng các mục tiêu SMART - Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Khả thi (Attainable), Có liên quan (Relevant), Thời hạn (Timely) - khi đặt kỳ vọng về hiệu suất của nhân viên. Điều này sẽ giúp bạn điều chỉnh kỳ vọng hiệu suất cho từng cá nhân.


Tham khảo thêm về mục tiêu SMART: THIẾT LẬP MỤC TIÊU KHẢ THI CHO KHỞI NGHIỆP.


Làm Thế Nào Để Truyền Đạt Và Quản Lý Kỳ Vọng? 

Sau khi bạn đặt kỳ vọng rõ ràng, có một vài bước bạn có thể chủ động thực hiện để truyền tải và quản lý chúng một cách hiệu quả. Quan trọng nhất, truyền đạt về kỳ vọng cho nhân viên phải rõ ràng và cụ thể nhất có thể. Để quản lý kỳ vọng, mọi người cần phải ở trên cùng một “bộ khung” về những gì được yêu cầu của họ.

Khi bạn gặp nhân viên để truyền tải và quản lý kỳ vọng, Banks khuyên bạn nên luôn rõ ràng về các mục tiêu có thể đạt được, tạo cơ hội cho nhân viên đặt câu hỏi và thảo luận về các công cụ cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ. Nó cũng giúp giải thích mục đích của từng nhiệm vụ và tình cờ kiểm tra nhân viên của bạn, cho họ thấy rằng bạn có thể tiếp cận và chú ý đến họ.

Wee khuyên bạn nên gặp gỡ nhân viên thường xuyên để thảo luận về các dự án đang diễn ra và tổ chức các cuộc họp riêng lẻ để thể hiện sự lãnh đạo chu đáo và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, vì mỗi nhân viên là khác nhau, bạn có thể phải sử dụng các phương thức giao tiếp khác nhau để tiếp cận tốt nhất với từng người. Ví dụ, một số thành viên trong nhóm có thể thích các cuộc gặp mặt trực tiếp thường xuyên, trong khi những người khác có thể thích cách tiếp cận “gián tiếp” hơn.

"Để truyền đạt và quản lý kỳ vọng một cách hiệu quả, điều quan trọng là phải biết những gì được mong đợi từ các nhân viên – đội nhóm và đặt ra các nhiệm vụ và thời hạn thực tế, hợp lý", Wee nói. "Thành công của tổ chức là nhờ có các hoạt động giao tiếp tốt, dẫn đến sự nỗ lực cao hơn ở nhân viên."


******************************************


Báo cáo bổ sung của Chad Brooks được tổng hợp bởi Skye Schooley – Business News Daily.