QUY TRÌNH PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CHO NHÂN VIÊN CỦA GOOGLE.

Các nhà quản lý của Google trao quyền cho các nhóm nhân viên của họ và không thực hiện “quản lý vi mô”.

Ý tưởng này đứng ở vị trí thứ 2 trong danh sách 10 đặc điểm quản lý hiệu quả hàng đầu của Google. Từng có một câu chuyện: Google đã cố gắng chứng minh rằng các nhà quản lý là không cần thiết, nhưng cuối cùng họ đã nhận thấy điều ngược lại - các nhà quản lý không chỉ quan trọng mà còn ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất của các nhóm nhân viên. Nhưng họ đã không dừng lại ở đó. Sau khi nhận ra rằng các nhà quản lý là quan trọng, họ bắt tay vào việc khám phá những hành vi nào của người quản lý khiến nhóm của họ hoạt động hiệu quả hơn. Nó được biết đến với tên gọi là Dự án Oxygen (Project Oxygen).

Quy Trình Phân Công Nhiệm Vụ Cho Nhân Viên Của Google.
Quy Trình Phân Công Nhiệm Vụ Cho Nhân Viên Của Google.

Một trong những cách dễ nhất để người quản lý trao quyền và thúc đẩy nhân viên là cung cấp cơ hội và quyền tự chủ bằng cách ủy thác công việc.

Ủy thác có giới hạn, tất nhiên. Là người quản lý, bạn chắc chắn sẽ không mạo hiểm đến mức không giám sát các dự án có ảnh hưởng lớn đến sự thành công của công ty. Nhưng chắc chắn sẽ có những nhiệm vụ bạn đang nắm giữ rất phù hợp với các nhân viên trong nhóm. Thật dễ dàng để phân loại ra các nhiệm vụ an toàn và quen thuộc đó để thực hiện ủy thác.


Để Giúp Người Quản Lý Xác Định Loại Công Việc Họ Nên Ủy Thác, Google Yêu Cầu Các Nhà Lãnh Đạo:


- Nhìn vào các mục tiêu: Thành quả cuối cùng là gì và nhóm nhân viên cần làm gì để đạt được mục tiêu? Chia nhỏ công việc và xác định các phần có thể được ủy quyền.

- Nhìn lại chính mình: Những lĩnh vực nào điểm mạnh và trách nhiệm của bạn, và bạn nên ủy thác những gì?

- Chọn đúng người phù hợp cho công việc: Hãy xem kỹ năng của đội ngũ và tự hỏi ai là người có thế mạnh rõ ràng trong các lĩnh vực bạn muốn ủy thác. Sử dụng nhân viên của bạn như "quân cờ" và phân công chiến lược công việc phù hợp với khả năng của họ. Trong quá trình này, bạn sẽ không chỉ trao quyền mà còn tăng năng suất chung của cả nhóm.

Phải mất rất nhiều nỗ lực lúc đầu để đào tạo người khác. Quá trình tư vấn và giải thích cho nhân viên có thể tốn nhiều thời gian đến mức nhiều nhà quản lý thà chịu sự quá tải và có nguy cơ bị kiệt sức hơn là dạy người khác. Việc ủy thác có thể không đem lại kết quả trong thời gian ngắn, nhưng về lâu dài, nó cần thiết cho cả bạn và nhân viên của bạn.


Google Đã Chia Quy Trình Ủy Quyền Thành 7 Bước Sau:


1. Đưa Ra Một Cái Nhìn Tổng Quan Về Công Việc. 

Thảo luận về phạm vi và ý nghĩa của dự án. Nói với nhân viên của bạn tại sao bạn chọn họ và tác động của công việc đối với doanh nghiệp.

2. Mô Tả Chi Tiết Về Trách Nhiệm Mới. 

Thảo luận về kết quả mong muốn của bạn và làm rõ kỳ vọng. Nói với nhân viên những gì bạn mong đợi, nhưng không phải là làm thế nào để thực hiện điều đó. Đó là điều cần thiết để cung cấp cho họ quyền tự chủ, tự do học hỏi và phát triển từ kinh nghiệm – chứ không phải chỉ tuân theo mệnh lệnh.

3. Gợi Ý Câu Hỏi, Phản Ứng Và Đề Xuất. 

Cuộc trò chuyện nên diễn ra theo 2 chiều. Hãy nhớ rằng, mục tiêu cuối cùng là đưa nhân viên của bạn vào vị trí được ủy thác. Hãy chắc chắn rằng họ có tất cả thông tin họ cần để đảm nhận quyền được giao và trách nhiệm.

4. Lắng Nghe Ý Kiến Của Nhân Viên Và Trả Lời Một Cách Đồng Cảm. 

Đây là một “cuộc chiến” mới và chưa được khám phá của nhân viên. Hãy giảm bớt sự lo lắng của họ và tạo ra một môi trường an toàn về mặt tâm lý, nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi nói lên những lo lắng, thảo luận cho sự do dự và tìm đến bạn để được giúp đỡ.

5. Chia Sẻ Cho Nhân Viên Về Sự Tác Động Của Công Việc Được Giao Đối Với Đội Ngũ. 

Nhân viên cần phải hiểu tầm quan trọng của công việc của họ và ưu tiên sự phù hợp, đảm bảo các kết nối và giải thích cách mà nhiệm vụ được giao hỗ trợ các nhiệm vụ khác của nhóm.

6. Hãy Khích Lệ. 

Nhân viên sẽ không chịu trách nhiệm hoàn toàn cho đến khi bạn khuyến khích họ làm như vậy. Hãy chắc chắn rằng họ hiểu rằng bạn đang tin tưởng họ cho một kết quả tốt.

7. Thiết Lập Kiểm Tra, Kết Quả, Thời Hạn Và Cách Theo Dõi Tiến Độ. 

Mặc dù họ có quyền tự chủ, hãy chắc chắn rằng nhân viên biết những cột mốc quan trọng mà họ cần đạt được và thành công “trông như thế nào” để đánh giá sự tiến bộ.

Ủy quyền không phải là điều dễ dàng. Nhưng bạn phải xem nó như một khoản đầu tư vào nhân viên của mình. Họ học hỏi để phát triển bản thân và bạn có thêm thời gian để giải quyết những vấn đề khác - tất cả đều thắng.


***************************************************


Theo chia sẻ của Michael Schneider - Chuyên gia về nguồn nhân lực, Welltower.